Artykuł napisany przez

System ERP – standardowy czy dostosowany?

Aktualności, Zarządzanie Projektami

 

Temat modelu (sposobu) wdrożenia rozwiązań klasy ERP, system standardowy czy dostosowany, jest ostatnio dość często poruszanym zagadnieniem, w wielu różnych kontekstach. Najczęściej pojawiającymi się wątkami są zagadnienia dotyczące kolejnej cyfrowej rewolucji a wraz z nią kwestie związane z Przemysłem 4.0 oraz już prawie powszechną migracją do chmury obliczeniowej. Te dwie kluczowe kwestie pokazują z jednej strony dość spójny i logicznie zgodny trend technologiczny, a z drugiej sprzeczne założenia dotyczące sposobu i zasad implementacji systemów ERP w przedsiębiorstwach.

Trend przenoszenia rozwiązań IT do chmury obliczeniowej w pewnym stopniu wskazuje na konieczność standaryzacji rozwiązań i zaprzestania praktyk związanych z dostosowywaniem (kastomizacją) systemów ERP do specyfiki danego przedsiębiorstwa (w przypadku niektórych rozwiązań ERP oferowanych w modelu SaaS (Software as a Service) kastomizacja jest wręcz niemożliwa). Natomiast idea Przemysłu 4.0 zakłada z kolei pełną automatyzację oraz integrację systemów informatycznych wspierających procesy projektowania, planowania i produkcji, takich jak CAD, PDM, ERP, APS, MES, itp., co zwykle nie jest możliwe bez ich kastomizacji. Jaki kierunek należy zatem obrać?

Dlaczego mówi się tyle o modelu wdrożeń ERP?

Systemy ERP praktycznie od początku swojego istnienia były i nadal są rozwiązaniami podlegającymi kastomizacji, która ma na celu dostosowanie ich funkcjonalności do specyfiki działalności firmy. Ze względu na bardzo szeroki zakres funkcjonalny (zazwyczaj pokrywający większość procesów biznesowych zachodzących w organizacji) rozwiązania ERP są systemami o dużej złożoności co powoduje, że ich wdrożenie jest zwykle długotrwałe i kosztowne. To te dwa czynniki, czasochłonność i koszty wdrożenia, w mojej ocenie są powodem pojawiających się coraz częściej dyskusji na temat zasadności kastomizacji systemów ERP, często inicjowanych informacjami na temat spektakularnych niepowodzeń projektów wdrożeniowych.

Ostatnim tego przykładem była publikacja nt. wstrzymania nieudanego projektu wdrożenia systemu SAP w Lidl, trwającego 7 lat i kosztującego 500 mln EURO. W ślad za tą informacją pojawiło się szereg publikacji w mediach, których autorzy rozprawiali o tym dlaczego tak się stało podnosząc przy tym kwestię trudności wdrożeń systemów „szytych na miarę” (kastomizowanych). I choć tego typu dyskusje prowadzone są już od dłuższego czasu nie prowadzą one do żadnych konstruktywnych wniosków. Niemniej jednak pojawiające się coraz częściej sugestie aby powoli zacząć odchodzić od takiego modelu wdrażania systemów ERP w mojej ocenie są raczej nietrafione i nieprzystające do otaczającej nas rzeczywistości. Lidl po wstrzymaniu wdrożenia SAP nie zdecydował się na wdrożenie standardowego rozwiązania klasy ERP lecz na rozwój własnego (autorskiego) rozwiązania. Dlaczego? Zapewne dlatego, że specyfika działalności tej organizacji jest na tyle złożona, że wdrożenie nawet najlepszego standardowego rozwiązania ERP prawdopodobnie całkowicie sparaliżowałoby jej funkcjonowanie.

Dlaczego systemy ERP wymagają kastomizacji (dostosowania)?

Jednym z głównych celów praktycznie każdego wdrożenia systemu klasy ERP w przedsiębiorstwach jest usprawnienie procesów biznesowych poprzez ich właściwe (w miarę możliwości optymalne) zamodelowanie a następnie przełożenie i wierne odwzorowanie w systemie ERP. Aby mówić o usprawnieniu procesu za pomocą systemu informatycznego należy w pierwszej kolejności przyjąć założenie, że system, w którym proces będzie obsługiwany (realizowany) musi być w 100% spójny ze zdefiniowanym modelem i mapą procesu. W każdym innym przypadku system zamiast usprawnić proces będzie go komplikował i utrudniał. Oczywiście modelując procesy biznesowe (zwykle jest to realizowane na etapie analizy przedwdrożeniowej) należy dążyć do możliwie największej standaryzacji procesów w odniesieniu do tzw. dobrych praktyk oraz logiki biznesowej i standardowych funkcjonalności wdrażanego systemu.

W miarę możliwości należy również minimalizować zakres kastomizacji systemu wdrażając zmiany organizacyjne i proceduralne w przedsiębiorstwie. W niektórych przypadkach osiągnięcie takiego stanu rzeczy jest niestety niemożliwe lub przynajmniej istotnie utrudnione, gdyż firmy decydują się na przeprowadzenie niezależnego audytu i modelowania procesów biznesowych zanim przystąpią do wyboru docelowego rozwiązania. W takiej sytuacji właściwe odwzorowanie zamodelowanych procesów biznesowych w systemie może być karkołomne i powodować konieczność rozszerzenia zakresu kastomizacji wdrażanego systemu, której można by uniknąć modelując proces zgodnie z logiką wdrażanego systemu. Należy tutaj podkreślić również fakt, że dostępne obecnie na rynku rozwiązania klasy ERP oferują bardzo zróżnicowany zakres funkcjonalny co również determinuje ilość niezbędnych modyfikacji i dodatków funkcjonalnych.

Czy wybór systemu ERP ma znaczenie?

W całej tej układance bardzo ważnym elementem jest dobór odpowiedniego narzędzia, systemu ERP, którego możliwości zarówno w odniesieniu do standardowych funkcjonalności jak i elastyczności w zakresie jego kastomizacji będą adekwatne do bieżących i przyszłych (w perspektywie 5-10 lat) potrzeb przedsiębiorstwa. Aby to krótko wyjaśnić przyjmę pewne uproszczenie i podzielę systemy ERP na dwie główne kategorie, tj.:

  1. Systemy ERP adresowane dla rynku SMB oraz firm szybko rozwijających się
  2. Systemy ERP klasy Enterprise, przeznaczone dla dużych korporacji.

W przypadku systemów z kategorii SMB fundamentalne znaczenie ma ich elastyczność i skalowalność, a co a tym idzie zdolność do ewolucji wdrożonego systemu wraz z rozwojem organizacji. Systemy te zazwyczaj mają mniejszą złożoność niż rozwiązania z grupy Enterprise przez co są rozwiązaniami „lżejszymi” i zdecydowanie łatwiejszymi we wdrożeniu i kastomizacji. Natomiast systemy klasy Enterprise to rozwiązania oferujące o wiele większy zakres funkcjonalny a co za tym idzie posiadające nieporównywalnie większą złożoność, która z kolei przekłada się na dużo mniejszą elastyczność w zakresie ich dostosowania do specyfiki firmy oraz zdecydowanie trudniejszy proces wdrożenia. Niemniej jednak zakładając, że systemy tej klasy wdrażane są przez wielkie międzynarodowe korporacje to ta sztywność systemu nie jest jego wadą a wręcz przeciwnie zaletą, gdyż pomaga ona firmom wymusić przestrzeganie często dość złożonych procedur i utrzymać właściwy ład korporacyjny. Dobór nieodpowiedniego rozwiązania w odniesieniu do skali przedsiębiorstwa może przyczynić się więc do poważnych problemów w jego funkcjonowaniu i sparaliżowaniu działania lub mniej dotkliwie, do wstrzymania projektu wdrożenia systemu.

Jaki kierunek obrać?

Biorąc pod uwagę powyższe rozważania uważam, że mówienie o nadchodzącej erze standardowych rozwiązań ERP jest co najmniej przedwczesne, jeśli w ogóle nie niedorzeczne. Zakładając, że firmy produkcyjne różnych branż wybiorą drogę rozwoju w kierunku Przemysłu 4.0 oferowanie im rozwiązań standardowych (niedostosowanych do ich specyfiki) w żaden sposób nie będzie wspierać obranego kierunku. Esencją idei Przemysł 4.0 jest automatyzacja zbierania, przetwarzania oraz wymiany informacji w całym łańcuchu dostaw. Dla wielu firm oznaczać to będzie konieczność uporządkowania i usprawnienia procesów biznesowych oraz wdrożenia wielu rozwiązań informatycznych wspierających ich działalność w poszczególnych ogniwach tego łańcucha (np. APS, ERP, MES, WMS) oraz pełną ich integrację. Celem tych działań jest uzyskanie pełnej zdolności do bieżącej kontroli procesów produkcyjnych, a w szczególności identyfikacji „wąskich gardeł” i podejmowania odpowiednich działań naprawczych. Dostarczenie tak złożonych i zaawansowanych rozwiązań w mojej ocenie nie jest i jeszcze długo nie będzie możliwe bazując tylko i wyłącznie na standardowych systemach. Z moich ponad dwudziestoletnich doświadczeń przy wdrożeniach systemów ERP w firmach produkcyjnych wynika, że zdecydowana większość kastomizacji systemu na etapie wdrożenia dotyczy głównie 2 zagadnień:

  1. Usprawnienie interfejsu użytkownika mające na celu jak największą automatyzację rutynowych działań i eliminację typowych błędów przy przetwarzaniu dokumentów i danych (w tym interfejsy do zbierania danych bezpośrednio przy stanowiskach produkcyjnych)
  2. Integracja z systemami zewnętrznymi mająca na celu automatyzację wymiany danych oraz usprawnienie procesu ich przetwarzania.

W dobie czwartej rewolucji przemysłowej ilość i znaczenie prac dostosowawczych w tym zakresie mogą jedynie wzrosnąć, gdyż będą one kluczem do osiągnięcia kluczowych założeń leżących u podstaw ideologii Przemysł 4.0.